Organisiere dich selbst mit Trello
Organisiere dich selbst mit Trello
Gastartikel von Meike Kranz (Expertin für Büroorganisation)
Heute findest du hier meinen 1. Gastartikel. Im Hinterkopf schon länger geplant, nehme ich diesen hilfreichen Artikel von Meike jetzt zum Anlass dir hier öfters Gastartikel zur Verfügung zu stellen. In diesen soll es ebenso um die Hilfe bei der Erstellung deines Designs und um Kreativität gehen, aber auch um Arbeitsorganisation und Arbeitshilfen. Denn nur wenn du dich gut organisierst, deine Daten so ablegst dass du sie wieder findest und hilfreiche Tools für dein Business nutzt, kannst du dir auch die Zeit schaffen um dich weiter zu bilden.
Deshalb freue ich mich heute besonders, dass ich mit Meike Kranz eine Expertin für Büroorganisation gewinnen konnte.
Sie hilft Unternehmer/innen ihren Arbeitsplatz so strukturieren, dass sie produktiver sind und mehr Zeit für wichtigere Dinge haben.
Zum Beispiel sich um ihr Marketing und Design zu kümmern 🙂
Und du kannst dabei sogar kreativ sein!
Damit steigen wir gleich ein ins Thema:
ORGANISIERE DICH SELBST MIT TRELLO
BEHALTE DEN ÜBERBLICK
Ganz egal, ob du gerade deine Selbständigkeit startest, oder schon länger im Geschäft bist – es gibt immer viel zu tun. Wie planst du deine Aufgaben? Nur im Kopf? Davon rate ich dir dringend ab. Denn wenn du deine To-Dos nur in Gedanken planst, dann läufst du eher Gefahr, diese Aufgaben immer wieder zu verschieben. Außerdem ist es sehr anstrengend alle Aufgaben und Termine im Kopf zu behalten. Daher empfehle ich dir, deine Aufgaben schriftlich zu planen. Wichtig ist auch, dass du konkrete Termine vergibst. „Mache ich, wenn ich mal Zeit habe“ bringt dich nicht weiter, denn wann wird dieser Zeitpunkt kommen? Ein weiterer Vorteil von schriftlichen Plänen: du kannst erledigte Aufgaben abhaken. Das gibt dir ein gutes Gefühl und führt dir vor Augen, wie viel zu schon geschafft hast.
Aufgaben- und Statuslisten in Excel, Aufgaben einplanen mit Outlook oder auch MS-Project, To-Do-Listen auf Papier. Dies sind alles gute und geeignete Möglichkeiten, ein Projekt erfolgreich zu managen.
In diesem Artikel möchte ich eine weitere Variante vorstellen: Trello.
Trello ist besonders gut für dich geeignet, wenn du ein visueller Typ bist.
Es ist eine kostenlose Internet-Anwendung, die du intuitiv nutzen kannst.
LOS GEHT´S!
Du kannst für jedes Projekt ein Board erstellen. Ein Projekt könnte bei dir ein Kundenprojekt sein, oder die Entwicklung eines neuen Produktes oder auch zum Beispiel die Neugestaltung deiner Webseite.
Du legst für jede Aufgabe eine Karte an, die du mit Icons verschönern kannst. Außerdem kannst du Kategorien vergeben und diese auch farblich kennzeichnen. Die Karten organisierst du ganz einfach in verschiedenen Listen und kannst die Karten je nach Status einfach mit der Mouse verschieben. Richtig rund wird es, weil du bei den Karten (Aufgaben) Kommentare, Dateien und Checklisten hinzufügen kannst.
Wie einfach und schnell es geht, mit Trello zu starten zeige ich dir in diesem Video:
http://www.123effizientdabei.de/einfuehrung-in-trello/
DIE EINZELNEN FUNKTIONALITÄTEN VON TRELLO
Wenn du ein Board eingerichtet hast, dann solltest du dir ein paar Gedanken zum Aufbau der Listen machen. Damit du alles gut auf einem Blick siehst, empfehle ich dir nicht mehr als 4 Listen anzulegen.
Beispiele für den Listenaufbau und eine zusätzliche Funktionalität, die du unbedingt brauchst zeige ich dir hier:
http://www.123effizientdabei.de/trello-start-und-aufbau/
ZUSAMMENARBEIT ORGANISIEREN
Nachdem du dich jetzt mit diesem Tool ein bisschen vertraut gemacht hast, solltest du alle Aufgaben und Ideen in Karten erfassen. Im Laufe der Zeit, wenn du intensiv mit Trello arbeitest, verschiebst du die Karten je nach Status in die einzelnen Listen.
Das tolle ist: falls du nicht alleine an den Aufgaben arbeitest, sondern im Team, dann kannst du Aufgaben den Kollegen zuweisen. Deine Teammitglieder können die Aufgaben kommentieren und Dateien ergänzen. So ist jeder informiert, wie der Stand der Dinge ist. Du erkennst, wer an welchem Thema arbeitet und wie der Fortschritt ist. Ihr müsst dafür nicht mehr ständig Mails hin und her schicken.
Mehr dazu erkläre ich in diesem Video:
http://www.123effizientdabei.de/trello-aufgaben-verschieben-und-erledigen/
Du bist begeistert? Dann starte jetzt sofort: https://trello.com/
ÜBER DIE AUTORIN
Meike Kranz ist Expertin für Büroorganisation und hat schon vielen Sachbearbeitern und Führungskräften dabei geholfen Ihren Arbeitsplatz so zu strukturieren, dass sie produktiver sind und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben.
Kontakt:
123effizientdabei
Meike Kranz
info@123effizientdabei.de
www.123effizientdabei.de
Wenn dir der Artikel weiter geholfen hat oder du Erfahrungen mit Trello hier teilen möchtest, schreibe gern in die Kommentare. Und sieh dich auch auf Meikes Seite um. Dort gibt es tolle Angebote wie du dein Büro effizienter organisieren kannst.
Über das Thema wie du ein Datenchaos verhinderst, habe ich z.B. schon einen Artikel geschrieben. Vielleicht magst du auch dort einmal nachlesen.
Ich wünsche dir eine kreative Woche,
herzliche Grüße von Kathleen
Mein Name ist Kathleen Rother. Ich bin Grafikdesignerin und ich vermittle Grafik-Basics und erstelle Design-Checks für Geschäftsfrauen, die endlich mit einem passenden Design sichtbar und glücklich werden wollen. Ich helfe ihnen ihr Design selbst zu entwerfen oder die Zusammenarbeit mit dem Grafiker optimal zu gestalten. Für die Umsetzung biete ich hilfreiche Blogbeiträge, eMail- und Online-Kurse und persönliche Design-Checks.
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