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Muss ich mit dem Grafiker einen Vertrag abschließen?

Muss ich mit dem Grafiker einen Vertrag abschließen?

16 Tipps warum du damit auf der sicheren Seite bist?
Du benötigst einen neuen Flyer?
Oder willst dir überhaupt erst einmal ein Logo entwickeln lassen?
Dazu brauchst du doch keinen Vertrag, oder?

Ich weiß aus vielen Gesprächen, auch mit befreundeten Grafikern, dass vieles in diesem Bereich durch Mund-zu-Mund Absprache läuft. Meist wird per Telefon ein ungefährer Preis mitgeteilt. Oder wenn es schon vorher eine Zusammenarbeit gab, heißt es: „du machst das schon, bisher hat es ja auch gepasst.“ Im besten Fall gibt es einen Kostenvoranschlag der dann mündlich abgenickt wird, aber es gibt selten einen Vertrag.

Oft fangen die Grafiker nach dem mündlichen Kosten-O.K. schon an zu arbeiten und manchmal gibt dann doch einen Rückzieher von Seiten der „fast Kunden“. Das ist mir auch schon passiert und promt bekam ich zu hören: „Ich habe ja noch nichts unterschrieben.“ Tja, Pech gehabt.

Aber genauso schlimm im umgekehrten Fall.

Du hast dir einen Kostenvoranschlag geben lassen, weil das Projekt umfangreicher ist. Sagen wir mal 2.000 Euro. Für dich war das o.k., weil das mit dem passt was man da so hört.

Aber dann entwickelt es sich vielleicht doch anders.

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Beispiel 1 aus der Praxis – 1.000 Euro drauf gezahlt

Ich kenne folgendes Beispiel aus der Praxis. Eine Kundin, die später zu mir wechselte, berichtete folgendes:

Besagter Kostenvoranschlag für 2.000 Euro kam für eine Webseitengestaltung mit Shop. Das kostet schon einiges und war daher o.k.. Die Kundin hat keinen Vertrag unterzeichnet, auch nicht den Kostenvoranschlag. Die Zusammenarbeit gestaltete sich leider nicht so wie gewünscht. Es gab Probleme zwischen ihr und der Agentur. Jeder hatte andere Vorstellungen. Und so zog sich das Projekt dahin. Bei jeder Seite gab es lange Diskussionen von beiden Seiten. Am Ende stand endlich die Seite. Beide nicht wirklich zufrieden, aber immerhin. Mit den Werbematerialien kam sie dann zu mir.

Aber dann kam die Rechnung und der große Schreck.

Die Agentur hatte fast 1.000 Euro drauf gelegt wegen der zusätzlichen Stunden in endloser Diskussion. Darüber hat sie die Kundin aber nicht informiert. Das war auf keinen Fall in Ordnung und ist keine gute Geschäftspraktik. Aber nun stand Aussage gegen Aussage. Die Kundin sagte, sie wusste nicht das nach Stunden abgerechnet wird und dachte die 2.000 Euro wären ein Pauschalpreis. Sie war der Meinung, die Agentur hätte das sagen müssen. Die Agentur sagt, der Kundin hätte das klar sein müssen und im Angebot steht: Website gestalten. Es gab keine Unterschrift zu irgendwelchen Details, also haben sie ihre Leistung, nach geleisteten Stunden abgerechnet. Das ist so gesehen richtig. Am Ende landete das ganze vor dem Gericht. Ich weiß nicht wie es ausgegangen ist aber ich denke, die Kundin hatte leider nicht viele Chancen.

Auch wenn du mit einem Grafiker oder einer Agentur schon gut zusammengearbeitet hast und es immer gepasst hat, mache einen Vertrag und prüfe die Erfüllung im Laufe des Projektes. Das zeugt von Professionalität und zeigt nicht etwa fehlendes Vertrauen.

Beispiel aus der Praxis – tagelang umsonst gearbeitet

Auch hier habe ich auf einer Veranstaltung ein unschönes Beispiel gehört.
Hier war allerdings die Agentur die geschädigte.
Ein langjähriger Kunde hat ein neues, umfangreiches Projekt angefragt.
Aufgrund der jahrelangen guten Zusammenarbeit wurde
nichts unterschrieben.
Der Auftraggeber sagte:
„ja macht dann mal“. Als die Agentur präsentieren wollte, hieß es plötzlich das der neue Projektleiter jemand anderen beauftragt hat und von einem Auftrag an die alte Agentur keine Rede war. Da es keinen unterschriebenen Vertrag gab, hat die Agentur einige Tage umsonst gearbeitet.

Also, du siehst, für beide Seiten ist ein Vertrag nur von Vorteil.
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Deshalb meine Tipps zum Vertrag:

1. Es ist wichtig einen Vertrag abzuschließen, zumindest bei größeren Aufträgen.

2. Die Grundlage des Vertrages ist ein schriftliches Angebot.

3. Oft gilt auch ein unterschriebenes Angebot wie ein Vertrag. Das ist in Ordnung.

4. Wichtig ist es hier auch auf die AGBs zu schauen. Da müssen Regelungen zu Nutzungsrechten, Abgabeverzögerungen und ähnliches stehen. Hier kann es nämlich die nächsten Streitpunkte geben. Die AGBs müssen ebenso unterschrieben werden.

5. Im Vertrag sollte die zeitliche Planung festgehalten sein.

6. Achten Sie darauf, dass alle Leistungen, die erbracht werden sollen im Vertrag stehen und auch mit einem Honorar beziffert sind.

7. Ansonsten kommen schnell versteckte Kosten auf dich zu.

8. Die Druckkosten kommen zu den Entwurfsleistungen immer noch hinzu.

9. Du solltest dir hierzu vom Grafiker/Agentur Angebote einholen lassen.

10. Bei manchen Verträgen/Angeboten stehen die Druckkosten auch mit im Vertrag. Deshalb bitte hier genau schauen.

11. Kosten für Bildmaterial, Schriften, Scanns oder aufwändige Bildbearbeitungen werden extra berechnet. Frage bei Unklarheiten immer vorher, oder auch während des Gestaltungsprozesses, nach. Ansonsten können dir schnell Rechnungen ins Haus flattern mit denen du nicht gerechnet hast.

12. Ein bis zwei Korrekturgänge sind in den Angeboten normalerweise enthalten. Sollten sich die Korrekturen und Neuentwürfe aber häufen, sprich deinen Ihren Grafiker/Agentur betreffs zusätzlicher Kosten an, um nach zu kalkulieren. Normalerweise sollten sie das  von sich aus tun. Aber ich kenne eben auch viele Fälle wo das nicht so ist und sich diejenigen freuen, dass sie dann später die Rechnung schön erhöhen können. In meinem Angebot steht z.B. das jeder weitere Korrekturgang einen gewissen Stundensatz kostet. Das sollte auch in deinem Vertrag stehen damit der Preis dann nicht willkürlich erhöht wird und du solltest diese Stunden unbedingt selbst im Blick haben.

13. Kommt während des Projektes noch ein kleines Projekt dazu, z.B. ein zusätzlicher Flyer oder ein Rechnungsbogen, lass auch hier wieder ein Angebot erstellen und einen Vertrag machen bzw. wenigstens da Angebot abzeichnen lassen.

14. Der Grafiker hat die Rechte an den Originaldaten. Er händigt dir diese normalerweise nicht aus sondern übergibt dir nur fertig gedruckten Materialien. Es besteht die Möglichkeit, z.B. bei einem Agenturwechsel, die Daten gegen eine Gebühr zu erhalten. Das sollte auch im Vertrag vereinbart sein. Es gibt Fälle, z.B. bei Streitigkeiten während der Zusammenarbeit, bei denen der Grafiker die Daten nicht herausgibt und du kannst dann deinen Flyer nicht nachdrucken lassen.

15. Bei Webseiten ist das etwas anders aber auch nicht ganz einfach. Du solltest auf jeden Fall auch als ein Benutzer eingetragen sein und Zugangsdaten besitzen. Im Streitfall, was bei der Kundin im vorhin beschriebenen Beispiel so war, hat die Agentur die Seite einfach abgeschaltet als sie die überhöhte Rechnung nicht zahlen wollte. Das konnte sie dann erst per gerichtlicher Verfügung rückgängig machen. Stell dir vor das passiert in deinem Business. Ein ziemlicher Schlag fürs Image und die Kundenbindung. Also, auch hier absichern.

16. Lese dir unbedingt die AGBs durch damit du deine Rechte und Pflichten kennst.

Auch wenn dir diese Tipps zum Teil ein wenig übertrieben vorkommen, beachte sie bitte, denn dein Unternehmensdesign ist deine Visitenkarte und dein Arbeitsmittel. Wenn da etwas nicht gut läuft, kann das sehr hinderlich für dein Unternehmen sein.

Ich hoffe, du hattest bisher noch keine schlechten Erfahrungen. Ich möchte auch keinesfalls meine Kollegen schlecht machen, aber wenn es hart auf hart kommt, fühlt sich natürlich jeder im Recht. Und wenn du vorher gewisse Regeln nicht beachtest, sind die anderen im Recht. Die Grafiker/Agentur wollen natürlich auch nicht mehr arbeiten als sie bezahlt bekommen. Keiner ist vorsätzlich auf Dummenfang aus, aber es kann einfach schnell zu Missverständnissen kommen. Da passt in Abwandlung der Spruch: „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht“, nämlich: „Unwissenheit schützt vor Kosten nicht.“

Wie hast du das bisher erlebt? Schreib gern hier im Kommentar von deinen Erfahrungen.

Prüfe den Vertrag, der dir vorgelegt wird und frage wirklich genau nach, wenn du etwas nicht verstanden hast. Falls du selbst einen Vertrag benötigst, kannst du hier nachschauen und dir einen Vertrag erstellen lassen: https://www.smartlaw.de/webdesign-vertrag

Herzliche Grüße von Kathleen

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Mein Name ist Kathleen Rother und ich helfe dir mit meinen Erfahrungen als Grafikdesignerin dein Geschäft als Marke visuell und mit passender Marketingberatung optimal zu entwickeln oder zu überarbeiten. Auch unterstütze ich dich deine Kreativität wieder zu finden oder einzusetzen und motiviere dich für das Durchstarten mit deinem Geschäft.
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